Automatização de processos na coordenação do curso de bacharelado em sistemas de informação do campus Serra do Ifes

Abstract

The administrative processes carried out by course coordinators have a significant impact on the lives of multiple individuals, with students being the most affected by their effectiveness. Students rely heavily on the decisions made during these processes, such as issuing documents and approving emergency enrollments. In addition to students, teachers and coordinators are also influenced individuals, as without a systemic approach, all processes and decisions would need to be carried out manually. Most of the processes involved in course coordination rely heavily on communication between parties, and due to schedule asynchrony, these processes can become time-consuming and uncomfortable for all involved parties. To address this issue and streamline the administrative processes of course coordinators, a system was proposed to unite all individuals in a shared environment and automate the processes. The EasyCoord system will be developed to provide an environment shared by all parties, enabling applicants (students) to make all necessary requests asynchronously, while coordinators can process requests as effectively as possible with all necessary actions and actors in place. As a result of extensive research and development, EasyCoord automates course coordinator processes and provides a broad view of data, generating reports and indices of the processes that occur in the coordination. The benefits of implementing EasyCoord are manifold. The system provides faster processing times for requests, greater transparency in the status of requests, and efficient communication channels that save time for all parties involved. Additionally, the system generates accurate reports and indices, which help track progress and identify areas for improvement. Ultimately, EasyCoord allows course coordinators to streamline their administrative tasks, enabling them to provide better service to students and faculty, with a clear overview of all processes and actions. This work aims to develop a system on the web platform, and for its development, it will make use of tools based on the JavaScript language. For the user interface, React will be used as the main library, and the server will be built using NodeJS. The database will also be JavaScript-based, with MongoDB being the chosen database, using NoSQL concepts and being document-based. The system will be capable of optimizing the following processes for course coordination: Handling enrollments in the 3rd stage of registration, requesting and approving extracurricular activities. The system will allow the execution, monitoring, and modification of processes in any state, in an automated and asynchronous manner. The system will also be responsible for complete control of student requests, as well as automating communication between coordination and teachers, thereby reducing the time required for decision-making.

Os processos de administração que ocorrem nas coordenações de cursos, têm grande impacto na vida de vários indivíduos, sendo o estudante o indivíduo mais influenciado pela eficácia desses processos. Isso ocorre porque os estudantes dependem diretamente das decisões que decorrem desses processos, como, por exemplo, emissão de documentos e aprovação de matrículas de emergência. Além dos estudantes como principais indivíduos, temos professores e coordenadores como indivíduos influenciados, pois sem a assistência do sistema, todos os processos e decisões são realizados manualmente. A maioria dos processos nas coordenações de cursos depende diretamente da comunicação entre as partes e, devido à assincronia dos horários, os processos se tornam demorados e desconfortáveis para todos os indivíduos. Para resolver esse problema e otimizar os processos administrativos dos coordenadores de cursos, foi proposto o desenvolvimento de um sistema capaz de unir todos os indivíduos em um ambiente compartilhado que automatizará os processos, no qual não haverá problema de sincronização de horários, espera, desconhecimento do status dos pedidos, entre outros. O sistema EasyCoord será desenvolvido utilizando um ambiente compartilhado entre todos os indivíduos, no qual propõe que os solicitantes (estudantes) possam fazer todas as solicitações necessárias de forma assíncrona e, da mesma forma, o coordenador possa processar a solicitação de forma mais eficaz, tendo à sua frente todas as ações e atores necessários para que o processo seja finalizado. Como resultado de toda a pesquisa e esforço, foi desenvolvido um sistema que automatiza os processos do coordenador de curso, além de fornecer uma visão ampla de dados, gerando relatórios e índices com os processos que ocorrem na coordenação. Este trabalho tem como objetivo desenvolver um sistema na plataforma web, e para seu desenvolvimento fará uso de ferramentas baseadas na linguagem JavaScript. Para a Interface Gráfico do usuário será utilizado React como biblioteca principal, e o servidor será construído utilizando NodeJS. O Banco de dados também será baseado em Javascript, sendo o MongoDB o banco de dados escolhido, utilizando de conceitos de NoSQL e sendo baseado em documentos. O sistema será capaz de otimizar os seguintes processos da coordenação de cursos: Manipulação de matrículas na 3o etapa de matrícula, solicitação e aprovação de atividades complementares. O sistema permitirá a realização, monitoramento e alteração dos processos em qualquer estado, de forma automatizada e assíncrona. O sistema também será responsável pelo controle completo das solicitações dos alunos, além de automatizar a comunicação entre a coordenação e os professores, reduzindo assim o tempo necessário para tomadas de decisões.