Automação da análise de cronogramas de MS Project utilizando Python

Abstract

Empresas do segmento de gerenciamento e implementação de projetos no Brasil, trabalham com uma carteira de projetos que facilmente pode ultrapassar mais de 100 projetos em andamento em paralelo, e esses projetos precisão ter seus controles atualizados semanalmente ou até diariamente dependendo da criticidade do projeto, e cada projeto, possui no mínimo um cronograma que normalmente é elaborado no MS Project, que é o software de maior aceitação mundial para gerenciamento de projetos, segundo a Ipog Blog (2024), que possui mais de 21 anos de atuação na área de graduação e pós-graduação (IPOG INSTITUTO DE PÓS GRADUAÇÃO & GRADUAÇÃO, 2024). No software do MS Project, além do gestor elaborar o cronograma, ele consegue gerenciar recursos, avaliar orçamentos, medir o desempenho, analisar oportunidades e avaliar riscos. Suponha uma situação em que é preciso analisar esses 5 requisitos descritos (recursos, orçamentos, desempenho, oportunidades e riscos), de uma carteira com dezenas de projetos, e ao mesmo tempo o gestor se depara com uma equipe restrita, com poucos profissionais especializados e com recurso limitado para ampliar a equipe. Nesse cenário, muitas das vezes a solução é priorizar os projetos que serão analisados, ou seja, alguns serão analisados com um intervalo de tempo maior, ampliando assim as possibilidades de riscos nos projetos, por exemplo. Tendo conhecimento desses casos, e a ciência que a análise dos cronogramas desempenha um papel crucial na qualidade do planejamento, é necessário encontrar uma solução para esse problema, sendo uma solução a automação do processo de conferência dos cronogramas, pois em muitos casos, essa análise ainda é realizada de forma inteiramente manual, onde cada análise pode levar dezenas de minutos para ser concluída. Para solucionar esse problema, o objetivo desse trabalho é desenvolver um código capaz de realizar o upload de arquivos do MS Project, e então faça a leitura do arquivo e em sequência uma avaliação desse cronograma, considerando alguns critérios pré-estabelecidos, como: para ser possível ser feita a análise desse arquivo, o cronograma precisa conter preenchida a coluna de tarefa, início, término, início da linha de base, término da linha de base, percentual de avanço previsto, percentual de avanço real, duração e calendário. Se o cronograma possuir todos esses itens, será possível fazer as seguintes análises: A atividade está no prazo? A atividade está atrasada? A atividade foi reprogramada? A atividade teve seu término antecipado? Após a análise desses critérios, caso o cronograma apresente algum desvio, como por exemplo atividades atrasadas e atividades que foram reprogramadas, o código irá fornecer um output, um arquivo de planilha, por exemplo, dessas atividades que precisão ser corrigidas, para que o analista possa tomar as devidas ações para o bom desenvolvimento do projeto. Utilizando o código para auxiliar nas análises dos cronogramas dos projetos, amplia-se a possibilidade de a equipe conseguir verificar todos os cronogramas com menor intervalo, e diminuir assim até as possibilidades de riscos, já que não será necessário definir quais são os cronogramas estratégicos que vão ser analisados.