Padronização dos processos: estudo de caso em um Conselho de Fiscalização Profissional

Abstract

RESUMO: Os conselhos de fiscalização são autarquias responsáveis por regular o exercício de determinadas profissões e proteger a sociedade. Criados por leis específicas, possuem autonomia administrativa, financeira e operacional, e são responsáveis pela fiscalização ética e técnica dos profissionais. A padronização e a gestão de processos são fundamentais para garantir eficiência e melhor uso dos recursos públicos. Em 2018, um conselho federal de fiscalização profissional identificou, a partir de coleta de dados realizada com os conselhos regionais, a necessidade de padronizar o uso de tecnologias e desenvolver protocolos de execução das diligências realizadas,uma vez que foram identificados problemas nos processos da atividade de fiscalização. Dentre as maiores dificuldades encontradas nos atos fiscalizatórios, 18 conselhos regionais apontaram a falta de sistema de informação padrão como sendo o problema de maior relevância. No ano seguinte, a instituição sediou o 1º Fórum Nacional de Fiscalização do Exercício Profissional da classe, a fim de discutir a criação de um novo modelo padronizado de fiscalização para os Conselhos Regionais. Como resultado, foi criado o Manual de Fiscalização Nacional, publicado no segundo semestre de 2021, que visa padronizar o ato fiscalizatório e o controle das atividades profissionais. O processo de criação do Manual de Fiscalização proporcionou aspectos positivos, posto que através dele foi possível identificar falhas e promover melhorias. A implementação do Manual proporcionou aumento de fiscalizações por total de inscritos que passou de 13,02%, em 2021, para 21,16%, no exercício de 2022. No entanto, é importante ressaltar que a utilização de um manual de fiscalização efetivo depende de uma série de fatores, como a qualidade da elaboração do manual, a capacitação adequada dos fiscais,a atualização constante do manual e a garantia de que as informações contidas no manual estão de acordo com as normas e regulamentações aplicáveis. Nesse contexto, o presente trabalho tem por objetivo demonstrar como um conselho de classe federal padronizou os procedimentos operacionais dos conselhos regionais sob sua jurisdição, a partir de um manual de fiscalização, bem como servir de instrumento de contribuição aos outros conselhos regionais visto que a academia apresenta escassez de materiais sobre o assunto.

ABSTRACT: Professional Regulatory Boards are autarchies responsible for protecting society and regulating the exercise of certain professions. Created by specific laws, they have administrative, financialand operational autonomy and they are responsible for the ethicaland technical supervision of professionals. Standardization and process management are essential to ensure efficiency and better use of public resources. In 2018, a federal Professional Regulatory Board identified, based on data collected with the regional councils, the need to standardize the use of technologies and develop protocols for the execution of the diligences, since problems were identified in the activity processes of inspection. Among the greatest difficulties encountered in inspection acts, 18 regional councils pointed to the lack of a standard information system as the problem of greatest conversion. In the following year, the institution hosted the 1st National Forum of Professional Regulatory Boards, in order to discuss the creation of a new model of inspection authority for the Regional Regulatory Boards. As a result, the national manual was created, published in the second half of 2021, which aims to standardize the inspection act and the control of professional activities. The process of creating the Inspection Manual brought positive points, since through it it was possible to identify flaws and promote improvements. The implementation of the Manual increases inspections per total number of subscribers, which increased from 13.02% in 2021 to 21.16% in 2022. However, it is important to emphasize that the use of an effective surveillance manual depends on a series of factors, such as the quality of the manual's elaboration, the adequate training of the inspectors, the constant updating of the manual and the guarantee that the information contained in the manual is in accordance with the rules and regulations complied with. In this context, the present work aims to demonstrate how a federal class council standardized the operational procedures of the regional councils under its jurisdiction, based on an inspection manual, aswell as serving as a contribution instrument to other regional councils, since the academy presents a scarcity of materials on the subject.